Für Bauprojektmanagement, Generalunternehmer und Bauträger

Wer schaut nach, ob Ihr Subunternehmer auf der HFU-Liste steht?

Die Abfrage hängt an der Rechnung. Der Nachweis bleibt bei ihr.

BuildAI führt die Subunternehmerrechnung von der Prüfung bis zur Freigabe. Sie laden die Rechnung als PDF hoch, ein KI-Modell liest sie aus, und bei der Freigabe ordnen Sie sie einer Budgetposition zu. Bei Rechnungen mit hinterlegter AGH-Pflicht läuft die HFU-Abfrage bei Rechnungseingang und bei der Freigabe mit; die Antwort wird mit Zeitpunkt abgelegt und nicht überschrieben.

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Kostenlose Demo: rund 30 Minuten, bei Ihnen im Büro oder als Videotermin.

• HFU-Abfrage mit Nachweis
• Freigabe mit Verlauf
• Soll-Ist je Projekt, nach Gewerk gegliedert

Seit März im Echtbetrieb bei einem Baubetrieb mit Baustellen in Wien: über 370 Rechnungen, über 200 HFU-Abfragen. Was das heißt

Ausgangslage

Wo es zwischen Rechnung und Zahlung hängt.

Die HFU-Frage

Vierzig Subunternehmer im Jahr, und vor jeder Zahlung dieselbe Frage: Steht der Betrieb auf der HFU-Liste? Die Antwort scheitert selten am Wissen, eher an der Routine — drei Projektleiter, eine Buchhaltung, Urlaub im August.

Wo lag noch der Nachweis?

Wenn geprüft wurde, liegt der Beleg als Bildschirmfoto in irgendeinem Postfach. Jahre später fragt jemand danach — und das Suchen beginnt.

Der Zahltag

Am Vorabend des Zahltags fehlt die Hälfte der Freigaben. Die Rechnungen liegen beim Projektleiter oder in der Buchhaltung, und jemand fragt noch nach dem Gewerk — dazwischen verstreicht manchmal die Skontofrist.

Das Ergebnis kommt spät

Ob bei einem Projekt etwas verdient wurde, weiß man meist erst mit dem Abschluss. Da ist es ein halbes Jahr aus.

In BuildAI hängen Prüfung, HFU-Abfrage, Freigabe und Zuordnung an derselben Rechnung.

So funktioniert es

Einmal einrichten. Dann läuft jede Rechnung denselben Weg.

Einrichten

Sie legen Ihre Projekte mit Budgets je Gewerk an, stellen je Person ein, welche Projekte und Bereiche sie im Programm sieht, und legen je Lieferant fest, ob eine Auftraggeberhaftung gilt.

Durchlaufen

Sie laden die Rechnung als PDF hoch, ein KI-Modell liest sie aus — das Programm tippt für Sie ab, es unterschreibt nicht. Die UID-Abfrage läuft bei Eingang und Freigabe mit, die HFU-Abfrage ebenso, wenn für die Rechnung eine AGH-Pflicht hinterlegt ist. Soll jemand sachlich prüfen, weisen Sie die Rechnung einem Prüfer zu; im Prüfblatt rechnet er Rücklässe, Nachlässe und Skonto. Freigegeben wird nur durch eine Person.

Sehen

Bei der Freigabe ordnen Sie Projektrechnungen einer Budgetposition zu oder bestätigen ausdrücklich „Ohne Budget“. Im Soll-Ist steht die Rechnung danach als Ist neben dem Budget dieser Position, gegliedert nach Gewerk. Der HFU-Nachweis bleibt an der Rechnung.

Was das Einrichten umfasst und was es kostet, steht bei den Preisen und in den Fragen.

Für wen

Drei Rollen am Bau, ein Rechnungslauf.

Wählen Sie, was eher auf Sie zutrifft. Bauen Sie mit eigener Partie, steht die Antwort in den Fragen.

Auftraggeberhaftung

Bei Eingang und Freigabe abgefragt. Jahre später noch in BuildAI nachweisbar.

§ 67a ASVG · § 82a EStG 1988 · Auftraggeberhaftung

In BuildAI läuft die HFU-Abfrage bei Rechnungseingang und bei der Freigabe mit, wenn für die Rechnung eine AGH-Pflicht hinterlegt ist und die UID des Subunternehmers vorliegt. Sie geht direkt an den Webservice der Sozialversicherung. Die Originalantwort wird mit Zeitpunkt als Nachweis abgelegt. Nichts wird überschrieben: Eine neue Abfrage legt einen neuen Eintrag an, der alte bleibt stehen. Ändern oder löschen lässt sich der Eintrag in BuildAI nicht, und er bleibt, auch wenn es den Betrieb längst nicht mehr gibt. Die Abfrage sperrt nichts — sie legt den Nachweis ab. Maßgeblich ist der Stand am Tag der Zahlung.

Ob für einen Lieferanten eine Auftraggeberhaftung gilt, legen Sie fest — Bauleistung, Arbeitskräfteüberlassung oder keine. BuildAI schlägt die Art nach festen Regeln vor — aus Reverse-Charge-Vermerk, Gewerk und Wörtern wie „Lieferung“ oder „Leihpersonal“ in der Leistungsbeschreibung; „keine“ gilt am Lieferanten erst mit Ihrem ausdrücklichen Haken.

Wenn Jahre später jemand wissen will, was Sie abgefragt haben und wann, müssen Sie nicht suchen.

Was im Nachweis steht

Firmenname

laut Antwort der Sozialversicherung

Kennung

UID, Dienstgebernummer oder Versicherungsnummer

Stichtag

der Tag, für den geprüft wurde

Abgefragt

Datum und Uhrzeit der Abfrage

Anlass

zum Beispiel Rechnungseingang oder Freigabe

Antwort

im Original gespeichert

Wo die Abfrage sitzt

1. Vergabe
2. Rechnung (Abfrage)
3. Freigabe (Abfrage)
4. Nachweis
5. Zahlung

Abfrage und Nachweis sind die zwei Schritte, um die es geht. In BuildAI laufen sie mit dem Rechnungslauf mit — bei Eingang und bei der Freigabe, für Rechnungen mit hinterlegter AGH-Pflicht; was zurückkommt, bleibt abgelegt.

Rechtsgrundlage: § 67a ASVG und § 82a EStG 1988. Diese Seite beschreibt, was BuildAI technisch tut. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls; ob und in welcher Höhe Sie haften, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Rechnungslauf

Die Rechnung ist ein Vorgang, kein Papierstapel.

Eingegangen

Sie laden die Rechnung als PDF hoch. Die Rechnung wird mit einem KI-Modell ausgelesen. Vor dem Speichern sehen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Projekt oder Zentralregie, Gewerk, Beschreibung, IBAN, BIC, Skontosatz, Skontofrist und Zahlungsziel; freigegeben wird nur durch eine Person.

In Prüfung

Ob der Rechnungsempfänger überhaupt Ihre Firma ist, wird geprüft; die UID-Abfrage beim EU-Dienst VIES läuft mit, sobald die UID vorliegt, die HFU-Abfrage, wenn für die Rechnung außerdem eine AGH-Pflicht hinterlegt ist. Was fehlt oder nicht zusammenpasst, sehen Sie im Prüfblatt, bevor Sie freigeben.

Wartet auf Freigabe

Die Rechnung liegt beim Zuständigen, mit dem Prüfblatt daneben — Rücklässe, Nachlässe, Skonto.

Freigegeben

Bei der Freigabe ordnen Sie Projektrechnungen einer Budgetposition am Gewerk zu — oder bestätigen ausdrücklich „Ohne Budget“. Wer wann freigegeben hat, steht im Verlauf der Rechnung, bei einer Teilzahlung mit dem angewiesenen Betrag; Abzüge des Prüfers ebenso.

Bezahlt

Im Soll-Ist steht die freigegebene Rechnung als Ist neben Ihrem Budget, gegliedert nach Gewerk. Die Zahlung selbst führt Ihre Bank aus.

In BuildAI laden Sie das PDF hoch, das Programm liest es aus, und bei der Freigabe ordnen Sie die Rechnung einer Budgetposition zu. Was fehlt oder nicht zusammenpasst, sehen Sie im Prüfblatt, bevor Sie freigeben.

• Prüfblatt mit Deckungs-, Haft- und Reinigungsrücklass, Nachlässen und Skonto
• Einzel-, Teil- und Schlussrechnung mit kumulierter Leistung
• Freigabe mit Verlauf: Person, Zeitpunkt, bei Teilzahlung der Betrag
• Prüfbericht als PDF mit HFU- und UID-Nachweis, sofern abgefragt — für jede Rechnung, die ein Prüfer geprüft hat

Kosten je Gewerk

Sie sehen, wo Sie stehen, während gebaut wird.

Bei der Freigabe ordnen Sie Projektrechnungen einer Budgetposition am Gewerk zu — oder bestätigen ausdrücklich „Ohne Budget“. Im Soll-Ist steht die freigegebene Rechnung als Ist neben Ihrem Budget. Der Soll-Ist entsteht nebenbei, aus dem, was ohnehin durchläuft — nicht an einem Excel-Abend im Jänner.

Der Soll-Ist füllt sich aus den Rechnungen, die durchlaufen, und aus Ihren Budgets je Gewerk. Deshalb beginnt BuildAI bei den Rechnungen — die Auswertung entsteht daraus.

• Freigegebene Projektrechnung steht als Ist neben dem Budget ihrer Budgetposition
• Soll-Ist je Projekt, gegliedert nach Gewerk
• Grundlage sind Ihre Budgets je Gewerk

BuildAI setzt zwischen Rechnungseingang und Zahlung an. Kalkulation, Buchhaltung und Lohnverrechnung bleiben in Ihren Programmen.

Was drin ist

Was Sie mit BuildAI bekommen.

Die Module auf einen Blick.

Eingang und Prüfung

Rechnungseingang

Sie laden die Rechnung als PDF hoch; ein KI-Modell liest sie aus. Das Programm tippt für Sie ab. Es unterschreibt nicht.

Empfängerprüfung

Ob der Rechnungsempfänger überhaupt Ihre Firma ist, wird beim Hochladen geprüft.

Prüfblatt und Prüfbericht

Deckungs-, Haft- und Reinigungsrücklass, Nachlässe und Skonto; Einzel-, Teil- und Schlussrechnung mit kumulierter Leistung; Prüfbericht als PDF mit HFU- und UID-Nachweis, sofern abgefragt — für jede Rechnung, die ein Prüfer geprüft hat.

Gutschrift

Kürzt die Prüfung eine Rechnung, halten Sie die erwartete Gutschrift fest und verfolgen sie bis zum Eingang.

Haftung

HFU-Abfrage mit Nachweis

Direkt beim AGH-Webservice der Sozialversicherung, bei Rechnungseingang und bei der Freigabe, wenn für die Rechnung eine AGH-Pflicht hinterlegt ist. Die Originalantwort wird mit Zeitpunkt als Nachweis abgelegt und nicht überschrieben.

UID-Abfrage

Bei Rechnungseingang und Freigabe fragt das Programm auch die UID des Auftragnehmers beim EU-Dienst VIES ab und legt das Ergebnis mit Konsultationsnummer ab.

Freigabe und Kosten

Freigabe mit Verlauf

Jede Freigabe steht mit Person und Zeitpunkt im Verlauf, bei einer Teilzahlung mit dem angewiesenen Betrag; jede Rücknahme mit Person, Zeitpunkt und Grund. Abzüge des Prüfers stehen ebenso darin.

Zuordnung und Soll-Ist

Bei der Freigabe ordnen Sie Projektrechnungen einer Budgetposition zu oder bestätigen ausdrücklich „Ohne Budget“. Soll-Ist je Projekt, gegliedert nach Gewerk.

Rechte je Person

Welche Projekte und Bereiche eine Person im Programm sieht, stellen Sie je Person ein.

Außerdem enthalten

Baubesprechungsprotokolle

Mit nummerierten Punkten, Verantwortlichen und Fristen; Versand per Mail mit PDF. Jede beteiligte Firma, die Sie mit E-Mail-Adresse einladen, sieht ihre Aufgaben über einen persönlichen Link ohne eigenes Konto.

Dokumentenablage

Pläne und Unterlagen am Projekt in Ordnern; Gelöschtes kommt in den Papierkorb und lässt sich wiederherstellen.

Ihre Ausgangsrechnungen prüft das Programm außerdem auf Pflichtangaben nach § 11 UStG — etwa UID, Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung — und weist auf Lücken hin.

Im Termin sehen Sie jedes davon an Beispieldaten.

Im Echtbetrieb

Seit März im Echtbetrieb bei einem Baubetrieb mit Baustellen in Wien.

Der Baubetrieb, aus dem BuildAI entstanden ist, führt seinen Rechnungslauf damit: 16 Projekte mit Rechnungen, 421 Eingangsrechnungen, 323 davon als bezahlt erfasst, 312 HFU- und 332 UID-Abfragen, 10 Personen mit Zugang — Stichtag 19. Oktober 2026.

Was das für Sie heißt: Sie reden mit der Person, die das Programm gebaut hat, nicht mit einer Hotline. Was bei Ihnen anders läuft als dort, besprechen wir direkt.

Zahlen aus diesem Baubetrieb, Stichtag 19.10.2026.

Eingangsrechnungen

421

als bezahlt erfasst

323

Projekte mit Rechnungen

16

HFU-Abfragen

312

UID-Abfragen

332

Personen mit Zugang

10

Rechenblatt

Rechnen wir es mit Ihren Zahlen.

Skonto ist die einzige Zahl in diesem Geschäft, die man ausrechnen kann, ohne jemandem etwas zu unterstellen. Sieben Zeilen, alle von Ihnen — jede Zahl kommt aus Ihrem Betrieb.

• Vergabevolumen an Subunternehmer im Jahr (€)
• Zahl der Subunternehmerrechnungen im Jahr
• Davon mit vereinbartem Skonto
• Vereinbarter Skontosatz (%)
• Bei wie vielen reißt die Frist heute?
• Wer prüft heute die HFU-Liste?
• Wo liegt der Nachweis?

Gerechnet wird mit der durchschnittlichen Rechnung — ein Überschlag mit Ihren Zahlen. Welcher Anteil sich künftig halten lässt, hängt von Ihrem Ablauf ab.

Preise

Sie zahlen nach Rechnungen. Nicht nach Köpfen.

Drei Pakete mit demselben Funktionsumfang. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Eingangsrechnungen im Jahr durch BuildAI gehen, wie viele Gesellschaften Sie führen und wie eng wir Sie betreuen. Zugänge für Ihre Leute kosten nichts extra.

Mehr als 5.000 Eingangsrechnungen im Jahr? Wir machen Ihnen ein Angebot nach Umfang.

Gründungskunden: 10 Plätze.

Erstes Jahr −50 %, keine Einrichtungskosten. Dafür regelmäßiges Feedback und Nennung als Referenz. Verrechnung ab 01.01.2027.

In jedem Paket

• Sie laden die Rechnung als PDF hoch; ein KI-Modell liest sie aus. Das Programm tippt für Sie ab. Es unterschreibt nicht.
• Bei Rechnungen mit hinterlegter AGH-Pflicht läuft die HFU-Abfrage bei Rechnungseingang und bei der Freigabe mit. Sie sperrt nichts — sie legt den Nachweis ab. Maßgeblich ist der Stand am Tag der Zahlung.
• Bei Rechnungseingang und Freigabe fragt das Programm auch die UID des Auftragnehmers beim EU-Dienst VIES ab und legt das Ergebnis mit Konsultationsnummer ab.
• Prüfblatt mit Deckungs-, Haft- und Reinigungsrücklass, Nachlässen und Skonto; Einzel-, Teil- und Schlussrechnung mit kumulierter Leistung; Prüfbericht als PDF mit HFU- und UID-Nachweis, sofern abgefragt — für jede Rechnung, die ein Prüfer geprüft hat.
• Jede Freigabe und jede Rücknahme steht mit Person und Zeitpunkt im Verlauf. Projektrechnungen ordnen Sie bei der Freigabe einer Budgetposition zu oder bestätigen ausdrücklich „Ohne Budget“.
• Soll-Ist je Projekt, gegliedert nach Gewerk — aus Ihren Budgets und den freigegebenen Rechnungen.
• Außerdem: Baubesprechungsprotokolle, Dokumentenablage mit Papierkorb, Rechte je Person, erwartete Gutschriften.

Alle Preise in Euro, netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer.

Verrechnung jährlich im Voraus. Die Laufzeit beträgt zwölf Monate und verlängert sich um jeweils zwölf Monate, wenn Sie nicht spätestens einen Monat vor Ablauf kündigen. Im ersten Vertragsjahr können Sie zum Ende des dritten Monats kündigen; die Jahresgebühr erstatten wir anteilig, die Einrichtung nicht.

Kommen mehr Rechnungen, als Ihr Paket vorsieht, stufen wir erst zur nächsten Verlängerung auf — keine Nachverrechnung im laufenden Jahr. Diese Preise gelten für Verträge mit Beginn bis 31. März 2027; Ihr Paketpreis gilt 24 Monate ab Vertragsbeginn.

Als Gesellschaft zählen Ihre eigenen Firmen. Bauherren und andere Rechnungsempfänger, für die Sie Rechnungen prüfen, zählen nicht.

Erst sehen, dann entscheiden.

In der Demo fragen wir die HFU-Liste für einen Subunternehmer ab, den Sie aussuchen — dafür brauchen wir seine UID-Nummer. Rund 30 Minuten, bei Ihnen im Büro oder als Videotermin. Danach bekommen Sie binnen zwei Werktagen ein schriftliches Angebot für Ihr Paket.

• Demo vereinbaren

Lieber jetzt als in Minute achtundzwanzig.

Fragen zu Preis, Haftung und Daten

Überblick

Was ist BuildAI?

BuildAI ist eine Software für Bauprojektmanagement und ÖBA, die im Auftrag von Bauherren Rechnungen prüfen, und für Betriebe, die Bauleistungen an Subunternehmer vergeben: Generalunternehmer, Bauträger und Projektentwickler. Sie führt die Subunternehmerrechnung von der Prüfung bis zur Freigabe — ausgelesen, der Budgetposition zugeordnet, mit HFU-Nachweis dokumentiert. Entwickelt in Österreich.

Für welche Betriebe ist BuildAI gedacht — und ab welcher Größe?

Für Betriebe in Österreich: Bauprojektmanagement und ÖBA, die im Auftrag von Bauherren Rechnungen prüfen, sowie Generalunternehmer, Bauträger und Projektentwickler, die Bauleistungen an Subunternehmer vergeben. Eine Untergrenze im Programm gibt es nicht. Lohnen dürfte es sich, wenn Rechnungen vieler Subunternehmer über mehrere Projekte laufen und mehr als eine Person prüft oder freigibt; bei weniger als rund 150 Subunternehmerrechnungen im Jahr reicht oft ein Ordner.

Wo läuft BuildAI im Echtbetrieb?

Seit März im Echtbetrieb bei einem Baubetrieb mit Baustellen in Wien: über 370 Rechnungen, über 200 HFU-Abfragen. Es ist der Baubetrieb, aus dem BuildAI entstanden ist.

Wir bauen mit eigener Partie — ist das trotzdem etwas für uns?

Wir fangen auch bei Ihnen bei den Rechnungen an: dort, wo Sie Leistungen an Subunternehmer vergeben.

Preis und Einführung

Was kostet BuildAI?

Kompakt kostet 590 €, Betrieb 890 € und Gruppe 1.590 € im Monat, jährlich verrechnet: 7.080 €, 10.680 € oder 19.080 € im Jahr. Dazu kommt einmalig die Einrichtung: bei Betrieb 3.600 €, bei Gruppe nach Umfang ab 4.800 €; bei Kompakt gibt es keine Einrichtung, Sie starten mit einer Online-Schulung. Alle Preise netto, zuzüglich Umsatzsteuer; das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer. Die Demo kostet nichts. Stand 19.10.2026; die Preise gelten für Verträge, die bis 31.03.2027 beginnen.

Wonach richtet sich der Preis — und was, wenn es mehr Rechnungen werden?

Nach der Zahl der Eingangsrechnungen im Jahr — bis 750, bis 2.000 oder bis 5.000 — und nach der Zahl Ihrer Gesellschaften: eine, bis zu zehn oder beliebig viele. Nicht nach Nutzern und nicht nach Projekten — Zugänge für Ihre Leute kosten nichts extra, und alle drei Pakete haben denselben Funktionsumfang. Teil- und Schlussrechnungen zählen einzeln. Kommen mehr Rechnungen, als Ihr Paket vorsieht, stufen wir erst zur nächsten Verlängerung auf — keine Nachverrechnung im laufenden Jahr. Über 5.000 Rechnungen im Jahr machen wir ein Angebot nach Umfang.

Wir haben für jedes Projekt eine eigene Gesellschaft. Zahlen wir mehrfach?

Nein. Kompakt umfasst eine Gesellschaft, Betrieb bis zu zehn, Gruppe beliebig viele; gezählt werden die Eingangsrechnungen aller Gesellschaften zusammen. Als Gesellschaft zählen Ihre eigenen Firmen. Bauherren und andere Rechnungsempfänger, für die Sie Rechnungen prüfen, zählen nicht. Rechnungen, die auf einen Bauherrn lauten, schlagen in der Empfängerprüfung an, bis die Geschäftsführung ihn einmal als zulässigen Rechnungsempfänger hinterlegt. Jede Gesellschaft bekommt in BuildAI einen eigenen Bereich mit eigenen Projekten, Rechnungen und Personen; wer in mehreren arbeitet, schaltet mit demselben Zugang um.

Kann man BuildAI vorher ausprobieren?

Eine Gratis-Testphase gibt es nicht: Ohne Ihre Projekte, Budgets und Lieferanten zeigt BuildAI wenig. Der Einstieg ist die Demo, rund 30 Minuten, mit einer HFU-Abfrage auf einen Subunternehmer, den Sie aussuchen — dafür brauchen wir seine UID-Nummer. Danach bekommen Sie binnen zwei Werktagen ein schriftliches Angebot. Im ersten Vertragsjahr können Sie zum Ende des dritten Monats kündigen; die Jahresgebühr erstatten wir anteilig, die Einrichtung nicht.

Wie lange dauert die Einführung, und was ist in der Einrichtung enthalten?

Das hängt weniger am Programm als an Ihren Stammdaten. In der Einrichtung legen wir mit Ihnen Gesellschaften, Nutzer und Rechte an, dazu Ihre laufenden Projekte mit Budgetpositionen und je Lieferant die Angabe, ob eine Auftraggeberhaftung gilt. Dazu kommen zwei Schulungen und ein begleiteter erster Rechnungslauf. Die Einrichtung gibt es bei Betrieb und Gruppe; bei Kompakt starten Sie mit einer Online-Schulung und legen die Stammdaten selbst an. Wir beginnen an einem Stichtag: Rechnungen ab diesem Tag laufen durch BuildAI, ältere bleiben, wo sie sind. Wer Altdaten übernehmen will, bekommt dafür ein eigenes Angebot.

Wer bekommt einen Zugang?

Jede Person, die bei Ihnen prüft oder freigibt, bekommt einen eigenen Zugang; Zugänge kosten nichts extra. Welche Projekte und Bereiche eine Person im Programm sieht, stellen Sie je Person ein. Externe erledigen einzelne Aufgaben über persönliche Links ohne eigenes Konto.

Haftung und Nachweis

Befreit BuildAI von der Auftraggeberhaftung?

BuildAI befreit Sie nicht von der Haftung. Es fragt die HFU-Liste ab und legt die Antwort ab: bei Rechnungseingang und bei der Freigabe, sofern für die Rechnung eine AGH-Pflicht hinterlegt ist, direkt beim Webservice der Sozialversicherung. Die Originalantwort wird mit Zeitpunkt als Nachweis abgelegt und nicht überschrieben; eine neue Abfrage legt einen neuen Eintrag an. Ändern oder löschen lässt sich der Eintrag in BuildAI nicht. Die Abfrage sperrt nichts — ob und in welcher Höhe Sie haften, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt. Maßgeblich ist der Stand am Tag der Zahlung. Für überlassene Arbeitskräfte gelten seit 1. Jänner 2026 strengere Regeln.

Gilt die Auftraggeberhaftung für uns?

Das hängt an der Art des Auftrags und, wenn Sie für Bauherren prüfen, am Bauherrn — das klären Sie mit Ihrem Steuerberater. In BuildAI legen Sie es danach je Lieferant fest.

Wann fragt BuildAI die HFU-Liste ab, und was steht im Nachweis?

Bei Rechnungen mit hinterlegter AGH-Pflicht läuft die HFU-Abfrage bei Rechnungseingang und bei der Freigabe mit, sobald die UID des Subunternehmers vorliegt; sie geht direkt an den AGH-Webservice der Sozialversicherung. Im Nachweis stehen Firmenname laut Antwort, Kennung, Stichtag, Zeitpunkt und Anlass der Abfrage und die Antwort im Original. Eine neue Abfrage legt einen neuen Eintrag an, der alte bleibt stehen. Ob für einen Lieferanten eine Auftraggeberhaftung gilt, legen Sie fest — Bauleistung, Arbeitskräfteüberlassung oder keine; BuildAI schlägt die Art nach festen Regeln vor.

Ist das revisionssicher?

Das beurteilt Ihr Steuerberater anhand dessen, was BuildAI festhält: Jede Freigabe steht mit Person und Zeitpunkt im Verlauf, bei einer Teilzahlung mit dem angewiesenen Betrag; jede Rücknahme mit Person, Zeitpunkt und Grund; Abzüge des Prüfers ebenso. Die Originalantwort jeder HFU-Abfrage wird mit Zeitpunkt als Nachweis abgelegt und nicht überschrieben; eine neue Abfrage legt einen neuen Eintrag an. Ändern oder löschen lässt sich ein solcher Eintrag im Programm nicht — auch nicht mit Administratorrechten. Der Verlauf erfasst Freigaben, Rücknahmen, Abzüge des Prüfers und die HFU-Abfragen.

Müssen meine Subunternehmer mitmachen?

Nein. Geprüft und freigegeben wird bei Ihnen — Ihre Subunternehmer müssen nichts tun.

Rechnungen und Daten

Rechnet BuildAI Deckungsrücklass, Haftrücklass und Skonto?

Ja, im Prüfblatt: Deckungs-, Haft- und Reinigungsrücklass, Nachlässe und Skonto, für Einzel-, Teil- und Schlussrechnung mit kumulierter Leistung. Hat ein Prüfer die Rechnung geprüft, entsteht daraus ein Prüfbericht als PDF, mit HFU- und UID-Nachweis, sofern abgefragt. Freigegeben wird nur durch eine Person.

Was passiert, wenn die KI eine Rechnung falsch ausliest?

Dafür gibt es die Kontrolle vor dem Speichern. Die Rechnung wird mit einem KI-Modell ausgelesen. Sie sehen Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Projekt oder Zentralregie, Gewerk, Beschreibung, IBAN, BIC, Skontosatz, Skontofrist und Zahlungsziel und ändern, was nicht passt; freigegeben wird nur durch eine Person. Beim Hochladen legt das Programm die Rechnung erst an, wenn Sie gespeichert haben. Das Programm tippt für Sie ab. Es unterschreibt nicht.

Können wir E-Rechnungen und Papierrechnungen verarbeiten?

BuildAI nimmt Rechnungen als PDF an. Kommt Ihre E-Rechnung mit einem PDF, laden Sie das PDF hoch; Papierrechnungen scannen Sie ein und laden das PDF hoch. Bei schwachen Scans helfen die Kontrolle vor dem Speichern und die Freigabe durch eine Person.

Ersetzt BuildAI unser ERP — und wie kommen die Daten in die Buchhaltung?

BuildAI ergänzt Ihr ERP. Es deckt die Strecke zwischen Rechnungseingang und Zahlung ab: wer die Rechnung dem Gewerk zuordnet, wer Deckungs- und Haftrücklass rechnet, wer die HFU-Liste prüft, wer freigibt — und wie lange sie in der Zwischenzeit liegt. Gebucht wird weiter in Ihrem ERP; Kalkulation, AVA und Lohnverrechnung bleiben in Ihren Programmen, Ihr Steuerberater bleibt, wo er ist. Für die Buchhaltung laden Sie je bezahlter Rechnung ein ZIP mit dem Rechnungs-PDF, den Unterlagen aus der Prüfung und, wenn ein Prüfer die Rechnung geprüft hat, dem Prüfbericht; dazu eine CSV des Rechnungsarchivs. Prüft Ihr Steuerberater die HFU-Liste im Zahlungsverkehr mit, liegt der Nachweis in der Kanzlei — in BuildAI liegt er an der Rechnung.

Kann unsere finanzierende Bank mitlesen?

Für die finanzierende Bank erzeugen Sie einen befristeten Freigabe-Link ohne eigenes Konto auf Bauzeitplan und einen Dokumentenordner, ohne Auftragssummen im Bauzeitplan. Im Baubetrieb, aus dem BuildAI entstanden ist, läuft das seit 07.09.2026 auf einem Projekt.

Wo liegen unsere Daten, und wer verarbeitet sie?

Ihre Daten liegen auf abgesicherten Servern in der EU. Für die KI-Auslesung und den E-Mail-Versand setzen wir geprüfte Auftragsverarbeiter ein. Die vollständige Liste erhalten Sie mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie kommen wir an unsere Daten — auch, wenn Sie zusperren?

Ihre Daten gehören Ihnen, Export jederzeit als ZIP und CSV. Je bezahlter Rechnung laden Sie ein ZIP mit dem Rechnungs-PDF, den Unterlagen aus der Prüfung und, wenn ein Prüfer die Rechnung geprüft hat, dem Prüfbericht mit dem Ergebnis der HFU- und UID-Abfrage; dazu eine CSV des Rechnungsarchivs.

Rechtsgrundlage: § 67a ASVG und § 82a EStG 1988. Diese Seite beschreibt, was BuildAI technisch tut. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls; ob und in welcher Höhe Sie haften, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Demo

Nennen Sie uns den Namen eines Ihrer Subunternehmer.

Wir fragen ihn im Termin live gegen die HFU-Liste ab — Sie suchen ihn aus, nicht wir; dafür brauchen wir seine UID-Nummer. Danach zeigen wir Ihnen, wie der Nachweis abliegt und dass eine neue Abfrage einen neuen Eintrag anlegt, statt den alten zu überschreiben. Dann reden wir über Ihren Rechnungslauf. Keine Präsentation.

• Kostenlos, rund 30 Minuten, bei Ihnen im Büro oder als Videotermin
• Eine HFU-Abfrage auf einen Subunternehmer, den Sie aussuchen — dafür brauchen wir seine UID-Nummer
• Rückmeldung binnen zwei Werktagen — von der Person, die das Programm gebaut hat
• Kein Anruf, solange Sie ihn nicht ausdrücklich erlauben